Dostop do generalnih nastavitev

Do generalnih nastavitev dostopate na naslednji način:

1. V glavnem meniju izberite NASTAVITVE

2. Kliknite na Nastavitve

📍 Pot: NASTAVITVE → Nastavitve

Nastavitve so razdeljene na tri vsebinske sklope:

1. Osnovne nastavitve

Osnovne nastavitve zajemajo temeljne parametre delovanja sistema, ki veljajo za celotno podjetje. Te nastavitve neposredno vplivajo na vnos dokumentov, obračune in pravice uporabnikov.

Generalni datum

Z generalnim datumom določimo obdobje, za katerega je dovoljen vnos dokumentov. Če pri dodajanju novih dokumentov prihaja do napak ali omejitev, je priporočljivo najprej preveriti nastavitev generalnega datuma.

Datum za DDV

Pri tipih dokumentov, kjer je označena možnost "Prenos v DDV", se ta nastavitev upošteva pri kontroli vnosa datuma za DDV in vpliva na pravilnost davčnih evidenc.

Vloge uporabnikov

V tem polju določimo enega ali več uporabnikov, ki imajo razširjene pravice pri:

• vnosu cen,

• dodeljevanju rabatov,

• nastavitvah minimalne marže.

Finance

V sklopu Finance nastavimo odstotek odbitnega DDV in posebne stopnje DDV. Če je omogočena možnost Dovoli računanje odbitnega DDV, se DDV samodejno izračunava na vseh novih dokumentih.

Marže in rabati

Te nastavitve se upoštevajo le na dokumentih, kjer je ta možnost omogočena v nastavitvah dokumentov.

Decimalna mesta

Za posamezne tipe cen in količin lahko določimo število decimalnih mest. Nastavitev se upošteva na vnosnih obrazcih, izpisih in analizah.

Privzete vrednosti

Privzete vrednosti omogočajo hitrejši vnos dokumentov. Nastavimo lahko privzete vrednosti za skladišče, stroškovno mesto, vrsto prometa, organizacijsko enoto in stroškovni nosilec.

Ostale nastavitve

Program ponuja dodatne nastavitve, ki jih po potrebi omogočimo.

Med drugim lahko prilagodimo naziv direktorja na izpisih, določimo vsebino noge dokumentov ali odstranimo izpis noge. Spremenljivke se črpajo iz podatkov o podjetju. Če ne želite izpisa noge na dokumentu pa enostavno pobrišite celotno polje.

Prodaja – Nastavitve e-računov

Ta razdelek omogoča nastavitev predlog in besedil, ki se uporabljajo pri pošiljanju e-računov strankam. Nastavitve vplivajo na vse e-račune, ki se pošiljajo preko sistema (npr. e-mail, e-računi v strukturirani obliki).

Dostop do nastavitev

Prodaja > Nastavitve > Nastavitve e-računov

Predloge za e-račune

V tem delu določiš, kateri izpis (predloga) se uporabi za posamezno vrsto dokumenta, ko se ta pošlje kot e-račun.

Predloga za e-račun – tip Faktura

• Namen: pošiljanje klasičnih izdanih računov.

• Nastavitev določa, kateri izpis se pošlje kot e-račun za fakturo.

• Priporočilo: uporabi predlogo, ki vsebuje vse zakonsko zahtevane elemente (DDV, zaporedna številka, datum, zneski).

Predloga za e-račun – tip Avansni račun

• Namen: pošiljanje avansnih računov (predplačil).

• Nastavitev določa, kateri izpis se uporabi za e-avans.

• Priporočilo: predloga naj jasno označuje, da gre za avansni račun.

Predloga za e-račun – tip Dobropis

• Namen: pošiljanje dobropisov.

• Nastavitev določa, kateri izpis se pošlje kot e-račun za dobropis.

• Priporočilo: predloga naj vključuje sklic na originalni račun.

Spremni tekst za e-račune (e-mail)

Spremni tekst za e-račune poslane na e-mail

V to polje vpišeš besedilo, ki ga stranka prejme v e-mailu, skupaj z e-računom.

• Besedilo se uporabi pri vsakem pošiljanju e-računa po e-mailu.

• Lahko vsebuje:

  • pozdravno besedilo,

  • kratko razlago,

  • kontaktne podatke,

  • podpis podjetja.

💡 Nasvet:
Besedilo naj bo nevtralno in jasno, saj se uporablja za vse stranke in vse tipe e-računov.

Primer spremnega teksta

Spoštovani, v priponki vam pošiljamo e-račun. V primeru vprašanj smo vam na voljo. 

Lep pozdrav, Podpora podjetja

Poimenovanja

V zavihku Poimenovanja lahko nastavite lastna poimenovanja za stroške in skupine artiklov, ki se nato uporabljajo po celotnem sistemu. Pravilna nastavitev poimenovanj omogoča boljšo preglednost dokumentov ter kakovostnejše analize in inventure.

Dostop do zavihka Poimenovanja

Nastavitve > Poimenovanja

Poimenovanja za stroške

Poimenovanja za stroške omogočajo prilagoditev imen posameznih vrst stroškov glede na vaše poslovanje.

Kje so poimenovanja za stroške vidna?

Nastavljena poimenovanja se uporabljajo na naslednjih dokumentih:

• Kalkulacija.

• Naročilo dobavitelju.

• Povpraševanje dobavitelju.

Primer uporabe

Namesto generičnega poimenovanja Strošek lahko uporabite bolj natančna imena, npr.:

• Transport,

• embalaža,

• provizija,

• drugi stroški.

💡 Nasvet:
Uporabljajte enotna in jasna poimenovanja, saj se prikazujejo na uradnih dokumentih.

Poimenovanja za skupine artiklov

Skupine omogočajo logično razvrščanje artiklov v kategorije, kar je ključno za:

• analize prodaje in zalog,

• inventure,

• poročila po skupinah.

Nastavitev skupin

• Določite ime skupine,

• v skupine nato dodajate artikle,

• skupine naj bodo zasnovane smiselno in dolgoročno.

Primer skupin

• Hrana,

• pijača,

• embalaža.

Nivojsko (hierarhično) določanje skupin

Skupine lahko določimo po nivojih, kar pomeni, da ustvarimo večstopenjsko strukturo.

Pravilo nivojev

• Skupina 1 predstavlja glavno skupino,

• Skupina 2 je podskupina skupine 1,

• Skupina 3 je podskupina skupine 2,

• itd.

Primer hierarhije skupin

Skupina 1: Hrana └── Skupina 2: Ribe └── Skupina 3: Postrvi 

Takšna struktura omogoča:

• združene analize po glavnih skupinah (npr. Hrana),

• podrobnejše analize po podskupinah (npr. Ribe, Postrvi),

• natančnejše in preglednejše inventure.