Kako vstavite zaposlenega?

Korak 1: Dostop do zaposlenih

V glavnem meniju odprite:
HRM → Kadri

Odpre se seznam vseh zaposlenih.

Korak 2: Dodajanje novega zaposlenega

Kliknite gumb:

👉 Dodaj nov zapis

(Običajno se nahaja zgoraj nad tabelo zaposlenih)

Korak 3: Odpre se maska za vnos zaposlenega

Po kliku na Dodaj:

• sistem odpre novo masko za vnos zaposlenega

• maska je razdeljena na več menijev (Osnovni podatki, Delovno razmerje, itd.)

⚠️ Pomembno:
Zaposleni še NI shranjen, dokler ne vnesete osnovnih podatkov in kliknete Shrani

Korak 4: Vnos podatkov

Obvezni podatki, ki jih morate vnesti, da se bo maska shranila so:

• Ident = Program ga samodejno določi, glede na to kateri je naslednji prvi prost, vendar ga lahko prvič ročno spremenite

• Ime

• Priimek

• Skupina = Določite skupino zaposlenega (npr. Redno zaposleni, zunanji sodelavec,…)

• Vrsta delodajalca

• Rezident

• Stroškovno mesto

• Datum rojstva

• Spol

• EMŠO

• Davčna številka

• Naslov

⚠️ POMEMBNO: po shranjevanju identa zaposlenega, ga stranka več ne more spreminjati!

Korak 5: Prvo shranjevanje zaposlenega

Ko vnesete vsaj obvezne podatke v Osnovni podatki kliknite:

👉 Shrani

👉 S tem:

• se zaposleni dejansko ustvari v sistemu

• omogoči se nadaljnji vnos po ostalih zavihkih

Korak 6: Nadaljevanje vnosa

Po prvem shranjevanju nadaljujete z meniji:

• Delovno razmerje

• Delovno mesto in razporeditve za plače

• Družinski člani

• Podatki za nakazilo in zavarovanje

• Delovna doba in pretekle zaposlitve

⚠️ Pomembno:
Če zaprete okno pred shranjevanjem:

• se zaposleni ali spremembe na zaposlenem NE shranijo

• morate začeti znova

Ključni podatki v HRM za obračun in izplačilo plače

Ta seznam vsebuje najpomembnejše podatke zaposlenega, ki neposredno vplivajo na obračun in izplačilo plače.

Če kateri od teh podatkov manjka ali je napačen:

• obračun ne bo pravilen

• lahko pride do napak ali opozoril

• izplačilo ne bo izvedeno pravilno

DELOVNO RAZMERJE

📍 Kje:
HRM → Kadri → Delovno razmerje

Uporablja se za beleženje delavčevih delovnih razmerij oziroma sprememb pogodb/aneksov o zaposlitvi. Novo razmerje se doda v primerih:

• zaposlitev

• premestitev na drugo delovno mesto

• sprememba delovnih ur

• sprememba pogodbe (kolektivna - individualna)

• napredovanje delavca

• sprememba zaposlitve iz določenega v nedoločen čas

• ostale spremembe, ki so z zaposlenim dogovorjene v okviru pogodbe o zaposlitvi oziroma aneksa k pogodbi o zaposlitvi

Ključni podatki:

Datum od (začetek)

• določa od kdaj se zaposlenemu obračunava plača

• vpliva na vključitev v obračun

Podlaga za zavarovanje

• določa vrsto zaposlitve (npr. redno zaposlen)

• vpliva na:

  • prispevke

  • REK obrazce

Tip delovnega časa

• polni ali krajši delovni čas

Delovne ure (ure/teden, dni/teden)

• določa fond ur zaposlenega

• vpliva na:

  • izračun plače

Status primarni

• brez statusa primarni:
  ❌ maske ni možno shraniti

📌 Povezava:

• neposredno vpliva na obračun plače

• brez tega sklopa obračun ne deluje

DELOVNO MESTO

📍 Kje:
HRM → Kadri → Delovno mesto

Ključni podatki:

Delovno mesto

• določa pozicijo zaposlenega

Vrsta plačila

• določa vrsto plačila po kateri se mora obračunavati plača (npr. bruto ali plačni razred)

Plačni razred delavca

• določa višino plačnega razreda delavca, če je to izbrano v vrsta plačila

Bruto/neto/urna postavka

• določa višino osnovne plače za obračun

Vrsta zaposlitve

• določa če gre za zaposlitev za določen ali nedoločen čas

Če se izbere nedoločen čas → potrebno vnesti še Pričetek zaposlitve za nedoločen čas

Če se izbere določen čas → potrebno vnesti še Določen čas od in Določen čas do (podatek je pomemben zaradi dodatnih kontrol v programu in pravilen obračun prispevka za zaposlovanje)

Zaposlen po 12.4.2013

• potrebno izbrati kljukico glede na ZUTD-A in obračun prispevka za zaposlovanje

📌 Povezava:

• osnova za izračun bruto plače

RAZPOREDITVE ZA PLAČE

📍 Kje:
HRM → Kadri → Delovno mesto in razporeditve za plače → Razporeditve za plače

Ključni podatki:

⚠️ Pomembno! Če je vsak zaposlen razporejen na eno delovno mesto, eno stroškovno mesto, razdelka ni potrebno urejati.

Stroškovno mesto

• določa kam se knjiži strošek plače

Obdobje razporeditve

• določa veljavnost razporeditve

📌 Povezava:

• vpliva na:

  • temeljnice

  • poročila

  • analize stroškov

DRUŽINSKI ČLANI

📍 Kje:
HRM → Kadri → Družinski člani

Ključni podatki:

Ime, priimek

• vnos osebnih podatkov družinskega člana

Sorodstveno razmerje

• določa sorodstveno razmerje do zaposlenega

Datum rojstva

• potreben podatek zaradi izračuna kriterijev za dopust glede na starost otroka

Davčna številka

• potreben podatek olajšav za dohodnino

Oskrba osebe z omejitvami

• določa, če gre za družinskega člana z omejitvami

Oznaka “vzdrževan”

• določa davčne olajšave

Vzdrževan od/vzdrževan do

• določa obdobje olajšave za dohodnino

Oznaka za olajšavo

• določa ustrezen znesek olajšave za dohodnino glede na oznako

📌 Povezava:

• obračun akontacije za dohodnino

• izpis družinskih članov za poročanje na FURS

• neto izplačilo

PODATKI ZA NAKAZILO IN ZAVAROVANJE

📍 Kje:
HRM → Kadri → Podatki za nakazilo in zavarovanje

Ključni podatki za Podatki za nakazilo in obračun:

Bančni račun 1 (IBAN)

• na kateri transakcijski račun zaposlenega se bo nakazala plača in druga izplačila

Banka 1

• potrebno vnesti banko zaposlenega

SWIFT 1

• samodejno izbran SWIFT glede na banko zaposlenega

Procent nakazila na banko 1

• določa razdelitev plače (če več računov)

⚠️ Pomembno:

• možnost vnosa do 3 transakcijskih računov delavca ter razdelitev nakazil po odstotkih

• skupaj odstotki morajo biti 100 %

• sicer izplačilo ne bo pravilno

📌 Povezava:

• virmani

• bančna izplačila

Ključni podatki za Zavarovanje:

Vrsta zavarovanja

• določa vrsto zavarovanja (KDPZ, PDPZ, dodatno zdravstveno, nezgodno,…)

Obdobje (datum od/do)

• določa veljavnost zavarovanja

Zavarovalna družba

• določa zavarovalno družbo iz Šifrant Partner za pravilno generiranje virmana

Premijski razred

• za stranke javnega sektorja, ki obračunavajo pokojninsko zavarovanje po premijskih razredih

Zavarovalna polica

• pomemben podatek za generiranje datotek za zavarovalnice

• vstavi se po potrebi, če ima delavec sklenjeno individualno polico

Sklad

• potrebno določiti sklad za Modro zavarovalnico (MKPS za gospodarstvo in ZVPSJU za javni sektor)

Razlog za prekinitev

• potrebno vnesti razlog za prekinitev pri izstopu iz zavarovanja

📌 Povezava:

• pravilno generiranje virmanov za plačilo premije

• obrazci za poročanje plačil premij na zavarovalnice

DELOVNA DOBA IN PRETEKLE ZAPOSLITVE

📍 Kje:
HRM → Kadri → Delovna doba in pretekle zaposlitve

Ključni podatki:

Pretekle zaposlitve

• potrebno vstaviti vse pretekle zaposlitve zaposlenega

• pri vsaki pretekli zaposlitvi je potrebno vstaviti

  • naziv podjetja

  • vrsta delovne dobe

  • št. ur/teden delavca

  • trajanje od

  • trajanje do

  • polni fond ur delodajalca

• na podlagi vstavljenih podatkov program sam izračuna delovno dobo po letih, mesecih in dnevih

• po potrebi se doda kljukica za zaposlitev v javnem sektorju

• po potrebi se doda kljukica za beneficirano delovno dobo

Izračun preteklih zaposlitev

• akcija za izračun preteklih zaposlitev zaposlenega

• akcijo je potrebno pognati vedno ko se podatki v preteklih zaposlitvah dodajajo ali spreminjajo

Izračun na datum

• akcija za izračun celotne delovne dobe na določen datum

📌 Povezava:

• pravilen obračun dodatka za delovno dobo

KONČNI POVZETEK

Za pravilen obračun in izplačilo mora imeti zaposleni:

✔ delovno razmerje
✔ delovno mesto
✔ razporeditev
✔ podatke za nakazilo
✔ (po potrebi) zavarovanje
✔ delovno dobo
✔ (po potrebi) družinske člane

⚠️ Če manjka kateri izmed teh sklopov:

• zaposleni ne bo pravilno obračunan

• zaposlenega ne bo naložilo v obračun

• izplačilo ne bo izvedeno pravilno